Verarbeitung privater Kontaktdaten von Beschäftigten durch Unternehmen ist grundsätzlich unzulässig
Die Verarbeitung von privaten Kontaktdaten (Telefonnummern, Mailadressen etc.) der Beschäftigten durch ein Unternehmen ist grundsätzlich unzulässig. Darauf weist die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte in ihrem Tätigkeitsbericht für 2023 hin. Grundsätzlich dürfen personenbezogenen Daten der Beschäftigten nur dann verarbeitet werden, wenn es für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
Im Abschnitt „2.2.7 Verarbeitung privater Kontaktdaten (E-Mail-Adressen und Telefonnummern) von Beschäftigten durch Dienstherren bzw. Arbeitgeber/innen“ des Tätigkeitsberichts geht die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte auf die von den Unternehmen vorgetragenen Begründungen für eine Verwendung der Nummern ein: „Als Zweck der Datenverarbeitung wird seitens der Verantwortlichen zum Beispiel angeführt, dass mit der Datenverarbeitung eine kurzfristige Erreichbarkeit im Falle von Dienstplanänderungen oder im Vertretungsfall gewährleistet werden soll. Teilweise wird als Zweck die Sicherstellung der Kommunikation mit dem Personal, soweit auf dienstliche Kommunikationsmittel nicht zurückgegriffen werden kann, angegeben. Aber auch die Führung von sogenannten „Alarmlisten“, in welchen die privaten Kontaktdaten der betroffenen Personen vorgehaltenwerden sollen, wird von Verantwortlichen als Verarbeitungszweck angegeben. Auch diese sollen der Erreichbarkeit durch den Verantwortlichen und damit der (kurzfristigen/ungeplanten) Dienst- und Beschäftigungsaufnahme dienen…“ Dazu nimmt die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte wie folgt Stellung:
- „Im Rahmen von Beschäftigungs- und Dienstverhältnissen – sowohl im öffentlichen als auch nichtöffentlichen Bereich – wird regelmäßig von verschiedenen Arbeitszeitmodellen, insbesondere aber auch Rufbereitschaft / Bereitschaftsdienst, Gebrauch gemacht. Inwieweit neben diesen flexiblen Modellen zur Arbeitszeitgestaltung zusätzlich noch ein Erfordernis besteht, weitere Beschäftigte während ihrer Freizeit telefonisch erreichen zu können, um diese kurzfristig dienstlich einzusetzen, erschließt sich nicht. Im Hinblick auf den Umfang der Datenverarbeitung ist eine Erforderlichkeit zumeist ebenfalls nicht gegeben. Häufig wird die Abfrage der privaten Kontaktdaten durch die Arbeitgeber/innen nicht auf einzelne Führungskräfte beschränkt, sondern betrifft sämtliche Beschäftigte. In diesem Zusammenhang wäre auch die Bereitstellung von Diensthandys durch Dienstherrn und den/die Arbeitgeber/innen zu thematisieren, da ohne Weiteres und mangels einer individuellen individual oder kollektivrechtlichen Vereinbarung bzw. einer Rufbereitschaft nicht von einer dienstrechtlichen bzw. arbeitsvertraglichen (Neben-)Pflicht zur Vorhaltung eines Telefons durch Beschäftigte ausgegangen werden kann.
- Auch eine Einwilligung als Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung kann regelmäßig nicht in Betracht kommen, da diese, wie Art. 7 Abs. 4 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zeigt, ebenso eine Erforderlichkeit voraussetzt und von einer Freiwilligkeit regelmäßig nicht ausgegangen werden kann. Für die Beurteilung der Freiwilligkeit der Einwilligung sind insbesondere die im Dienst- oder Beschäftigungsverhältnis estehende Abhängigkeit zwischen den Beschäftigten und dem Dienstherrn oder dem/der Arbeitgeber/in sowie die Umstände, unter denen die Einwilligung erteilt wird, zu berücksichtigen. Ein hoher Konformitätsdruck mag hinzukommen…“